In haar post Covid 90 dagen relance plan, adviseert McKinsey aan bedrijven om haar IT budgettente variabiliseren. Deze pandemie maakte immersduidelijk dat je tijdelijk geconfronteerd kan worden met een gedeeltelijkesluiting van je bedrijf. Wat we altijd voor onmogelijk hielden, we kennenimmers enkel vergelijkbare toestanden in na-oorlogse tijden, was plots onze realiteit. Inbusiness continuity planning staat eenpandemie gecatalogeerd als een risico op onbeschikbaarheid van personeel. Hierbij bewees dedigitalisering zijn eerste nut en op twee maanden hebben we op vlak vanthuiswerk een evolutie doorgemaakt die normaal twee jaar gevergd zou hebben.Voor de toekomst gaan we het risico op pandemieën realistisch moeten blijveninschatten. Thuiswerk gaat ook niet meer verdwijnen.
Diversifiëring
De diversifiëring van je IT kosten, ook voor KMO’s, blijkt aldus een noodzaak. Bijde eerste lockdown bleek de IT infrastructuur van velebedrijven immers niet opgewassen tegen de plotse toename aan thuiswerkers.Firewalls konden niet genoeg VPN verbindingen aan, terminal servers onvoldoendegeschaald, bandbreedtes ontoereikend om de toenemende vraag doorremote werk en video vergaderen veilig over het bedrijfsnetwerk te latenverlopen. Europol noteert dat vele thuisnetwerken een speeltuin zijn voorhackers en de cyberrisico’s namen dus gevoelig toe.
Variabilisering vereist dus een makkelijke schaalbaarheid van jesystemen zodat je kunt op of neerschalen in het aantal gebruikers of ze nu vanthuis uit werken of vanop een (satelliet)kantoor. Hierbij moet je decyberrisico’s juist inschatten en voorkomen. Ook het stopzetten van dekosten ingeval van een gedeeltelijke de activering vanje workforce blijkt een duidelijk voordeel om een pandemie, dieondertussen toch al 5 maanden duurt, te overleven.
Digitalisering
De vrijgekomen budgetten, IT verhuist dus definitief van CAPEX naar OPEX, moeten aangewend worden om de investeringen in digitalisering te versnellen. De pandemie maakt online business noodzakelijk om je klanten te blijven beleveren. Early adopters waren al helemaal online. De consumenten die door de pandemie online moesten leren shoppen, zien er nu ook het voordeel van in en gaan niet meer anders willen. McKinsey waarschuwt dat enkel de bedrijven die in de post COVID volledig de digitale kaart trekken, zullen overleven.
Convilguous Desk
Convilguous creëerde een antwoord voor haarklanten om deze uitdagingen aan te gaan. Vooreerst ontwikkelde we eenDeskformule waarbij we een werkstation met twee schermen, muis en toetsenbord beschikbaar stellen binnen onze bestaande ALL-INsubscriptionsdievoorzien in security, monitoring,backupen support. Convilguous klantenkunnen dus zonder voor alle medewerkers een laptop te moeten kopen en zonderimpact op hun budget omschakelen naar thuiswerk. Dit kan gecombineerd met debestaande onpremiseinfrastructuur of volledig in onzeprivatecloud, waarbij ook gebruikers gedeactiveerd kunnen worden ingevalvan een tijdelijkelockdown. Op deze manier is uw ICT budgetvolledig gevariabiliseerd.
Convilguous Create
Om tegemoet te komen aan de toenemende integratie van de digitalekanalen in uw bedrijfsprocessen, gaat Convilguous u niet adviseren om al uwERP, CRM en Calculatie pakketten overboord te gooien. Dit zou veeltijd en veel geld vragen. Wij gaan bruggen bouwen tussen uw applicaties (API’s)om de data te ontsluiten en toegankelijk te maken voor uw medewerkers, klantenen leveranciers via webshops of dashboards. Op deze manier kan u snel uwdigitale kanalen beter maken dan deze van uw concurrent als basis voor deverdere optimalisering en bouw van digitale platformen.
Bij VVS werd voor COVID reeds resoluut gekozen voor dezedigitaliseringsaanpak. Hierbij werd altijd in het achterhoofd gehouden dat desimpelste ideeën vaak de beste zijn.
Order approval
Zoals invele KMO’s, wil de zaakvoerder graag zicht houden op de aankooporders diegelanceerd worden door de medewerkers vanuit ERP. Je kan hiervoor ingewikkeldedocument flows opzetten maar bij VVS wou men dat vooral simpel houdenen overal ter wereld via de smartphone toegankelijk zodat de goedkeurder nietde bottleneck wordt in het proces.
Hiertoe creëerdeconvilguouseenapprovalmailbox.De orders die door het ERP systeem uitgestuurd worden, worden uitgefilterd entijdelijk geparkeerd in een mailbox toegankelijk voor de zaakvoerder op zijniPhone. Met een slide beweging keurt hij goed, waarbij de leverancier het orderontvangt, of afmet een opmerkingwaarbij de medeweker eenmailontvangt met de betreffende vraagbijvoorbeeld over prijs of leverti
Productie management
Het bestaande ERP systeem beschikte niet over een order opvolgingssysteem waarbij demedewerkers simpel met behulp van batching, hun werkplanning kunnenophalen en de uitgevoerde werken kunnen registreren voor de orderopvolging (metlocatie management) en de nacalculatie.
Convilguous bouwde een applicatie vertrekkend vanuit de takenlijsten voorproductieartikelen met bijhorende standaard duurtijden. Vanuit het verkoopordermet gewenste levertijd wordt de leadtime berekend en deproductieplanning gemaakt.
Productiemedewerkers hoeven zich niet eigen te maken met een ingewikkelde ERP GUI maar presenterenhun batch, krijgen per afdeling te zien welke taken gereed staan. Nadat de taakgestart en afgewerkt is wordt de werkduur en de magazijnlocatie van hetproduct geregistreerd. Als het product klaar is, wordt het voorzien van eenstandaard etiket voor verscheping.
Thuiswerk
Ook VVS liet degezondheid van zijn medewerkers primeren en ging onmiddellijk over tot deimplementatie van de opgelegde COVID maatregelen. Alle administratievemedewerkers gingen onmiddellijk thuis aan de slag dankzij de uitrol van deConvilguous desk. Mobiele medewerkers hadden reeds een laptop en voor wieer geen had, moest er geen aangekocht. Productie medewerkers konden aan deslag blijven met respect voor de afstandsregels.
Online verkoop
VVS investeerdereeds eerder in de integratie van de digitale kanalen door een partner,gespecialiseerd in de online verkoop van standaard producten, toegang te geventot haar stockdata in het ERP systeem.
Convilguousscheef hiervoor een API waarmee de webshop van de partner realtime devoorraden kan raadplegen en producten kan reserveren. Deze API vormt de basisvoor de verdere integratie van digitale kanalen en verzekert VVS vanhaar voorsprong.
FACTS VVS
WAS:
Briljant ERP software
Niet zo gebruiksvriendelijk voor de mensen in productie
Traag
Duur
Niet online
CHANGE:
Order Approval
o Medewerkers maken bestelling via Briljant.
o Deze wordt per mail verstuurd maar de uitgaande mail wordt gefilterden doorgestuurd naar approval box
o Deze is zichtbaar op iPhone van Zaakvoeder die deze markeert met
OK mail gaat naar bestemmeling
Delete ingeval niet OK: afzender krijgthiervan melding (evt met uitleg)
o Makkelijk, wereldwijd en snel zonder in te moeten loggen op briljant
Productie Management
o VVS maakt offerte in Briljant
o Goedkeuring offerte = verkooporder
o Deze verkooporders worden gekopieerd naar SQL
o Voor productieartikelen werden de deeltaken met een standaard duurtijdgedefinieerd (zagen, plooien, zeefdruk met goedkeuring door klant, dop,beugel).
o Op basis hiervan wordt retro planning gemaakt
o Voor deelartikelen is er een MRP
o Er wordt een werkplanning aangemaakt
o Op de deeltaken wordt via een éénvoudige GUI uur registratie gedaan opde deeltaken voor een nacalculatie
Thuiswerk
o Thuiswerk werd voor medewerkers die niet over een laptop van de zaakbeschikten, mogelijk gemaakt via de Convilguous desk formule.
o Bestaande desktops worden niet meer vervangen.
Online verkoop standaard producten
o Hiertoe schreven we een API voor de stock op Briljant
o Deze kan geïntegreerd worden door derden in hun webshopom realtime voorraden te kunnen bekijken in de backoffice vanBriljant
.svg)
